Überlastungsanzeige: Vorlage zum Anpassen (für Klinikärztinnen und Klinikärzte)

Diese Seite liefert dir zwei fertige Mustertexte für eine Überlastungsanzeige, einen für die akute Einzelsituation und einen für wiederkehrende, strukturelle Überlastung. Beide sind zum Kopieren und Anpassen gedacht, mit Platzhaltern in eckigen Klammern und Ausfüll-Hinweisen nach jedem Absatz. Was eine Überlastungsanzeige ist, wann sie sinnvoll ist und was sie rechtlich bewirkt, steht ausführlich auf der Ratgeberseite Überlastungsanzeige. Kurz gesagt: Du zeigst deinem Arbeitgeber schriftlich an, dass du deine Aufgaben unter den gegebenen Bedingungen nicht mehr sicher erfüllen kannst. Eine Form ist nicht vorgeschrieben, wichtig sind nachweisbarer Zugang und konkrete Fakten statt Adjektive.

Vorlage 1: E-Mail für die akute Situation

Betreff: Überlastungsanzeige [Station/Bereich], Dienst am [Datum], [Schicht]

Sehr geehrte(r) [Name, Funktion, z. B. Chefärztin, Oberarzt vom Dienst, Pflegedienstleitung],

hiermit zeige ich eine Überlastung im Dienst am [Datum] auf [Station/Bereich] in der [Früh-/Spät-/Nachtschicht] an. Zum Zeitpunkt [Uhrzeit] waren auf der Station [Anzahl] Patientinnen und Patienten zu versorgen. Anwesend waren [Anzahl] Ärztinnen/Ärzte und [Anzahl] Pflegekräfte, das Soll für diese Schicht beträgt [Soll-Anzahl Ärzte] und [Soll-Anzahl Pflege].

Konkret bestand folgende Situation: [z. B. gleichzeitige Aufnahme von zwei Notfällen bei laufender Visite; keine ärztliche Ablösung; Vorziehen der Dienstübergabe]. Die gesetzlich vorgesehene Pause von [Dauer] konnte nicht genommen werden. Meine Dienstzeit lag zum Zeitpunkt dieser Anzeige bei [Anzahl] Stunden.

Aus der Unterbesetzung ergibt sich eine konkrete Gefährdung der Patientensicherheit: [z. B. verzögerte Visite auf [Anzahl] Zimmern; keine zeitgerechte Reaktion auf Verschlechterungen bei [Patient/Situation]; erhöhtes Fehlerrisiko bei Anordnung und Dokumentation durch Übermüdung].

Ich bitte um kurzfristige Abhilfe, konkret um [z. B. Nachbesetzung durch einen Dienstarzt; Umverteilung von Patienten auf [Station]; Hinzuziehen des Hintergrunddienstes]. Diese Anzeige übermittle ich zur Kenntnis und mit der Bitte um Rückmeldung.

[Ort], [Datum]
[Vorname, Nachname, Funktion]

Ausfüll-Hinweise zu Vorlage 1

Empfänger: Nenne die Person, die tatsächlich Abhilfe schaffen kann (Vorgesetzte, Diensthabende, Pflegedienstleitung). Setze Personalrat oder Betriebsrat in Kopie, wenn du das möchtest.
Zahlen statt Wertungen: Schreibe "3 Ärzte für 42 Patienten", nicht "viel zu wenig Personal". Nenne beim Verhältnis immer das Soll, sonst fehlt der Vergleichsmaßstab.
Pausen und Dienststunden: Trage die tatsächliche Zahl ein. "Pause von 30 Minuten nicht genommen" und "nach 11 Stunden Dienstzeit" sind belastbare Fakten.
Gefährdung: Beschreibe die Folge für den Patienten, nicht dein Gefühl. "Visite auf 6 Zimmern erst nach 14 Uhr möglich" ist konkret, "es war extrem stressig" nicht.
Abhilfe: Formuliere eine umsetzbare Bitte. Damit zeigst du, dass es dir um Lösung geht, nicht um Protokoll.

Vorlage 2: Anzeige für wiederkehrende, strukturelle Überlastung

Betreff: Überlastungsanzeige, strukturelle Unterbesetzung [Station/Bereich], Zeitraum [von] bis [bis]

Sehr geehrte(r) [Name, Funktion],

nach meiner Anzeige vom [Datum] zeige ich erneut an, dass die personelle Besetzung auf [Station/Bereich] die sichere Patientenversorgung nicht durchgehend gewährleistet. Es handelt sich nicht um einen Einzelfall, sondern um eine wiederkehrende Situation im Zeitraum [von] bis [bis].

Beispielhaft nenne ich folgende Dienste:
- [Datum, Schicht]: [Anzahl] Patienten, [Anzahl] Ärzte anwesend (Soll [Anzahl]), [ausgefallene Pausen / Dienstlänge].
- [Datum, Schicht]: [Anzahl] Patienten, [Anzahl] Ärzte anwesend (Soll [Anzahl]), [Vorfall].
- [Datum, Schicht]: [Anzahl] Patienten, [Anzahl] Ärzte anwesend (Soll [Anzahl]), [Vorfall].

Hinzu kommt die Dienstbelastung durch [Bereitschafts- oder Rufbereitschaftsdienste], die in diesem Zeitraum [Anzahl]-mal auf mich entfielen. Zur Einordnung: Von 1.817 ausgewerteten Stellenanzeigen mit Dienstangabe nennen 671 Bereitschaftsdienst und 407 Rufbereitschaft (Quelle: medgehalt-Auswertung der Stellendaten, Stand 2026). Dienste dieser Art sind verbreitet, sie entbinden den Arbeitgeber aber nicht von der Pflicht, die tägliche Besetzung sicherzustellen.

Aus der dauerhaften Unterbesetzung ergibt sich eine strukturelle Gefährdung: [z. B. regelmäßig verzögerte Aufnahmen; wiederkehrend keine zeitgerechte Reaktion auf Verschlechterungen; erhöhtes Fehlerrisiko durch angehäufte Überstunden und ausgefallene Pausen]. Trotz meiner vorigen Anzeige vom [Datum] wurde keine [oder: keine ausreichende] Abhilfe geschaffen.

Ich bitte um eine belastbare Lösung, konkret um [z. B. dauerhafte Aufstockung des ärztlichen Dienstplans um [Anzahl] Stellen; verbindliche Regelung zur Vertretung bei Ausfall; Anpassung des Aufnahmekorridors]. Ich bitte um schriftliche Rückmeldung bis [Datum] und um ein Gespräch zum weiteren Vorgehen. Diese Anzeige übermittle ich zur Kenntnis und mit der Bitte um Rückmeldung.

[Ort], [Datum]
[Vorname, Nachname, Funktion]

Ausfüll-Hinweise zu Vorlage 2

Bezug auf frühere Anzeigen: Nenne Datum und Ergebnis der vorigen Anzeige. Das zeigt, dass das Problem bekannt und ungelöst ist, und stärkt deine Position bei Haftungsfragen.
Vorfallsliste: Drei bis fünf datierte Beispiele reichen. Jeder Eintrag braucht Datum, Zahlenverhältnis und einen konkreten Vorfall.
Dienstbelastung: Trage nur die Zahlen ein, die du belegen kannst (Dienstplan, Zeiterfassung). Die medgehalt-Zahl ist Einordnung, kein Ersatz für deine eigenen Daten.
Frist und Gespräch: Eine konkrete Rückmeldefrist macht aus der Anzeige einen nachverfolgbaren Vorgang.

Checkliste vor dem Absenden

Zahlen statt Adjektive: Jede Aussage mit Menge, Datum, Uhrzeit belegt.
Verhältnis mit Soll: Ist-Besetzung immer gegen das Soll gestellt.
Zugang dokumentieren: Eine Lesebestätigung ist kein sicherer Zugangsnachweis. Besser sind eine ausdrückliche Empfangsbestätigung oder eine persönliche Übergabe mit Gegenzeichnung.
Kopie behalten: Eine Ausfertigung für die eigenen Unterlagen sichern.
Sachlicher Ton: Keine Vorwürfe, keine Ausrufezeichen, keine Übertreibung.
Abhilfe benannt: Eine konkrete, umsetzbare Bitte steht drin.

Versand: so wird der Zugang nachweisbar

Dokumentiere den Zugang. Eine bloße Lesebestätigung reicht als Nachweis nicht sicher aus. Besser: Bitte um eine ausdrückliche Empfangsbestätigung per E-Mail, oder übergib die Anzeige persönlich und lass den Empfang auf deiner Kopie gegenzeichnen. Behalte in jedem Fall eine Kopie. Details zum Zugang und zur Beweissicherung stehen auf der Hauptseite Überlastungsanzeige.

Was NICHT in die Anzeige gehört

Keine persönlichen Vorwürfe gegen Kolleginnen oder Kollegen. Es geht um Bedingungen, nicht um Personen.
Keine Ankündigung, die Arbeit zu verweigern oder Patienten nicht zu versorgen. Das schwächt deine Position und kann arbeitsrechtlich gegen dich verwendet werden.
Keine Übertreibungen oder Pauschalurteile ("immer", "katastrophal"). Ein einziger widerlegbarer Punkt entwertet die ganze Anzeige.
Keine Diagnosen oder Namen von Patienten mehr als nötig. Fallbezug anonym halten, sonst entsteht ein Datenschutzproblem.

FAQ zur Vorlage

Muss ich die Vorlage wörtlich übernehmen?
Nein. Die Anzeige ist formlos. Passe Wortlaut, Reihenfolge und Beispiele an deine Situation an. Entscheidend ist, dass die Kernangaben drin sind: Empfänger, Datum, Bereich, Zahlenverhältnis, Gefährdung, Bitte um Abhilfe.

Reicht eine WhatsApp-Nachricht an den Chef?
Technisch ist auch das formlos möglich, aber problematisch. WhatsApp taugt schlecht als Nachweis und ist datenschutzrechtlich heikel. Nutze E-Mail über den Dienstweg oder eine unterschriebene Übergabe.

Soll ich die Vorlage vorher mit dem Personalrat abstimmen?
Du musst nicht, es kann aber sinnvoll sein. Personal- oder Betriebsrat kennt frühere Anzeigen und kann bei der Formulierung und beim weiteren Vorgehen unterstützen. Du kannst ihn auch nur in Kopie setzen.

Muss ich jede Schicht einzeln anzeigen oder reicht eine Sammelanzeige?
Für ein akutes Einzelereignis ist die Einzelanzeige (Vorlage 1) richtig. Bei einem wiederkehrenden Muster nutze die Sammelanzeige (Vorlage 2) mit datierter Vorfallsliste. Eine Sammelanzeige ersetzt aber nicht die akute Anzeige, wenn in einer konkreten Schicht eine unmittelbare Gefährdung entsteht.

Was mache ich, wenn keine Reaktion kommt?
Dokumentiere das Ausbleiben der Rückmeldung und verweise in der nächsten Anzeige darauf. Wiederholte Anzeigen ohne Abhilfe stärken deine Position bei einer späteren Haftungsfrage. Die konkreten Eskalationswege richten sich nach deinem Haustarif und den örtlichen Zuständigkeiten, hier helfen Personalrat oder Marburger Bund weiter.

Stand: Juli 2026.
Keine Rechtsberatung. Im Einzelfall Personalrat, Marburger Bund oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen.